¿Cómo justificar la administración de servicios de TI?
Si ya conoces las ventajas de una administración de servicios de TI, eres candidato a contratarlo y ya has comprado la idea de que es la solución ideal para tu negocio… ¿qué sigue?
Ahora debes venderle el proyecto a tus superiores y aquellas personas cuya aprobación necesitas para que se haga realidad.
¿Cómo convencer a los directivos de tu compañía y justificar la contratación de un servicio de TI externo?
A continuación te compartiremos una serie de conceptos que te ayudarán a vender de forma interna tu proyecto y obtener la aprobación de tus colegas.
1. Monitorea tus activos a lo largo de su ciclo de vida para explotarlos al máximo
Un inventario de TI actualizado es de gran ayuda para optimizar costos ya que nos permite saber si lo mejor es reemplazar una pieza, hacer válida una garantía, reemplazar el equipo por uno nuevo o renovar contrato con los proveedores de software.
El profesional de servicios administrados de TI cuenta con sistemas especializados que envían alertas para avisar cuando un usuario necesita soporte por problemas de hardware o software. Al detectar las fallas en tiempo real el encargado podrá solucionar de forma efectiva estos incidentes sin perder tiempo intentando entender cuál es problema, pues ya lo sabrá de antemano.
Además podrás reconocer los activos que necesitan ser reemplazados rastreando los detalles del hardware, tales como:
- Fecha de compra
- Historial de uso
- Fecha de vencimiento y ubicación de la garantía
2. Es un apoyo que le permitirá al departamento de TI centrarse en nuevos proyectos e innovaciones
Cuando un proveedor ofrece este tipo de servicios, las empresas suelen percibirlo erróneamente como un agregado opcional, ya que cuentan con personal interno para encargarse de estas tareas.
La realidad es que con un staff de 4 o 5 personas, las organizaciones difícilmente podrán proporcionar un soporte de calidad a sus clientes y atender las incidencias de TI internas.
Un proveedor cuenta con la facilidad de administrar los activos y encargarse de monitorearlos, así tu personal podrá enfocarse en sus proyectos y la implementación de mejoras sin detenerse para atender los pequeños obstáculos operativos del día a día.
Logra un mejor aprovechamiento de los recursos en tu empresa delegando las tareas operativas a un colaborador externo con mayor experiencia y tiempo para atenderlas.
3. Una compañía especializada tiene un enfoque más proactivo
Un especialista de servicios de TI cuenta con las herramientas indicadas para implementar las mejores prácticas, buscar mejoras para el departamento y prevenir cualquier problema que pueda alterar o detener su buen funcionamiento.
Al detectar áreas de oportunidad emprenderá un plan de acción con apoyo de una solución especializada para optimizar los procesos sin alterar la operación, así el cliente podrá enfocarse en sus tareas principales sin disminuir la productividad.
Al monitorear los sistemas en tiempo real tu proveedor podrá darte una respuesta al momento ante cualquier incidencia, en vez de pasar por el tedioso proceso de hacer pruebas para identificar el problema: revisar la red, verificar el software, etc.
4. Te permitirá automatizar tu inventario de TI
Las compañías suelen realizar su inventario de TI en un word o excel una vez al año o de forma semestral y con un objetivo concreto en mente como planear la actualización de los equipos. Esto es poco eficiente y crea una gestión susceptible a errores.
Al tener un externo especializado en tu área de TI podrás tener la tranquilidad de que tu inventario siempre se realizará puntualmente y en base a las mejores prácticas para contar con indicadores actualizados como:
- Información de la garantía del servidor
- Detalles de las VM alojadas
- Actualizaciones del sistema
- Medios extraíbles
- Procesadores
- Puertos USB
- Capacidad de almacenaje
- Interfaces de red
- Sistema operativo y actualizaciones de firmware
- Información de software: autor, versión y fechas de instalación
5. Cuenta con reportes precisos y en tiempo real sobre tus equipos de TI
Elaborar informes precisos sobre el estado de tus activos de TI no es una tarea sencilla ya que estos suelen rotar y cambiar de usuario con regularidad.
Obtén informes detallados con gráficos y tablas sobre el uso de activos en los que puedas conocer datos como el modelo, fecha de la última actualización, el nombre del usuario que realizó las actualizaciones, los recursos empleados, el hardware que se encuentra en desuso, etc.
Al contar con reportes e información en tiempo real podrás acortar los tiempos de respuesta ante una falla y ser más eficiente en su resolución.
Cómo presentar tu propuesta de contratación de una Administración de servicios de TI
Te compartimos algunas sugerencias finales al momento de presentar tu proyecto:
1. Asegúrate de transmitir que más que un servicio opcional para facilitar la labor de tu personal de TI, se trata de contar con el apoyo de un experto que cuenta con numerosos recursos para ayudarte a realizar una toma de decisiones más objetiva.
2. También puedes presentar datos sobre tu inventario e incidentes ocurridos en los últimos meses para demostrar la existencia de una necesidad real.
3. Habla con tus colegas para darles a conocer todos los beneficios que este servicio puede traer a cada departamento y cómo les ayudaría en sus proyectos para que te apoyen al momento de presentar el proyecto.
Esperamos que nuestros consejos te sean de utilidad para vender tu proyecto de implementación a los directivos, así tu personal de TI podrá enfocarse en actividades de mayor valor para la organización.