Los desastres por la pérdida de Información

La información y los datos de las empresas, hoy en día, son un elemento crucial en las operaciones de cualquier PYME.  Imaginemos por un momento la perdida de archivos o documentos de su empresa ¿Cuenta con algún respaldo de esos archivos? De ser la respuesta no ¿alguna vez a imaginado la posibilidad de que una catástrofe así le pudiese ocurrir a su empresa? 

Muchas empresas no se plantean estas preguntas, por lo tanto no cuentan con un plan que pueda ayudarles en estas situaciones. Múltiples estudios realizados por especialistas en recuperación de datos indican que el 75% de las PyMES no tienen ningún plan de recuperación de información y que el 40% de todas las empresas cierran después de una pérdida importante de datos. También informan que el 90% de las empresas fracasan en los dos años siguientes al verse afectadas por un desastre de gran magnitud. Esto nos demuestra que la conservación y protección de los datos, debe ser una de las principales prioridades de una organización, sin embargo, es uno de los procesos más olvidados por parte de los empresarios. 

Aunque las cifras no sean tan altas como indican los estudios, lo cierto es que estamos hablando de porcentajes bastante elevados, con consecuencias serias para el futuro de una empresa, por una pérdida masiva de información y la carencia de un plan de respaldos gestionado. 

Entendiendo que un desastre para un negocio es cualquier incidente que altere su funcionamiento habitual, podemos considerar los siguientes tipos: 

• Pérdidas por fallos de hardware, ya sea por discos duros dañados, fallos de servidor, fallos en tarjetas madre, problemas con subidas de tensión, con una incidencia del 42%. 

• Fallos humanos por borrados accidentales de información, infecciones por virus, hackeo de datos, correos indeseados o mal uso de los equipos, con una incidencia del 30%. 
• Desastres naturales por fenómenos meteorológicos o naturales con una incidencia del 3%.

Mas allá de los estudios, es una realidad que todas las empresas cuentan con información que además de suponer un atraso importante en caso de perderla, en muchos casos, tendrá repercusiones legales y administrativas que pueden acabar con la misma. Para ejemplificar lo anterior, ponemos a tu consideración los siguientes escenarios: 

• Si tu empresa tiene la función de gestoría, la pérdida de datos de tus clientes implicaría un daño irreparable. La recuperación ante un desastre, de este tipo, obligaría al empresario a solicitar nuevamente toda la documentación a sus clientes y a tratar de recuperar el trabajo perdido en base a documentos impresos. Una pérdida de información catastrófica significa en automático un alto a las actividades de tu negocio y un gran daño a tu prestigio como profesionista. 

• Si tu empresa en un despacho jurídico, las consecuencias de una pérdida de información implican que, de un día a otro, toda la información relativa a juicios, demandas, jurisprudencias, expedientes de clientes, pagos, documentos de referencia, ya no estén disponibles para tu staff de colaboradores con un severo daño económico para tu negocio y los clientes. 

• Si tu empresa se dedica al diseño y la manufactura, la pérdida de la información de un servidor de datos o de una estación de trabajo especializada, puede significar perder años de capital humano y propiedad intelectual en diagramas, diseños de producción, costeo de manufacturas y, en automático, que tu negocio pierda la innovación realizada por largos periodos. 

• Si tu empresa es un despacho contable, la pérdida de información significa que tu negocio detiene completamente su operación, porque habrás perdido la información contable y de nóminas de tus clientes, así como los documentos de trabajo, información legal como fieles contables, declaraciones mensuales, anuales, cierres de ejercicio, comprobantes de pagos, registros de marcas, registros de patentes, notificaciones ante organismos como el IMSS, SAT, Secretaria de Economía, entre otros.