La verdad sobre las historias de terror de los ERP'S

Todos tenemos un amigo que nos ha contado lo terriblemente difícil que fue la implementación del ERP (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales por sus siglas en inglés para Enterprise Resource Planning) en su empresa. Las anécdotas van desde un sistema que, cual hoyo negro, se traga todo tu tiempo, energía e información al tratar de echarlo andar, hasta historias de personas que se volvían locas porque no entendían la forma de organizar la información en la nueva plataforma, sin faltar aquella del horrible descubrimiento en que el sistema carísimo que trajeron del extranjero, era como un Frankenstein, hecho de muchas partes pegadas que no funcionaban bien entre sí. En términos generales, un ERP es un conjunto de aplicaciones de software integradas, que nos permiten automatizar la mayoría de las prácticas de negocio relacionadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa. Esto ya no es opcional. Es una necesidad que plantea la nueva realidad. Pero debido a que existen tantas leyendas urbanas alrededor de este tema, muchas empresas, sobre todo, medianas y pequeñas, tienen resistencia a hacerlo y corren el riesgo de quedarse rezagadas en esta carrera de la transformación digital.

Revisemos algunos mitos que hay alrededor de las historias de terror en implementaciones de ERP´S:

· El Elefante Blanco. 

Hace años, los ERP eran soluciones rígidas e inflexibles, resultaban difíciles de instalar e implementar, y aún más difíciles de usar. Sus funciones eran limitadas (y limitantes) y su implementación no era apta para cardíacos. Debido a esto las historias de terror sobre implementaciones fallidas que habían costado millones de dólares eran algo bastante habitual. Desafortunadamente para muchos, esas percepciones siguen vigentes. Desconocen la existencia de ERP´s personalizables, fáciles de usar y con una gran flexibilidad para adaptarse a las necesidades de cada negocio.

· Sistemas monstruosos para empresas monstruosas. 

Otro factor es que muchas PYMES, relacionan el concepto de ERP, con las grandes empresas multinacionales. Esto hace pensar en la necesidad de una gran inversión, un proyecto demasiado grande, engorroso, con implementaciones demasiado complicadas. Un ejemplo de que esto es un mito, es SAP Business One. Es una solución con una increíble flexibilidad, de gran potencia para la pequeña y mediana empresa. Suele relacionársele con SAP R3 o SAP S4 HANA que es para empresas grandes y multinacionales con un volumen transaccional de operaciones y procesos mucho más complejos y aunque pertenecen a la familia SAP, son totalmente diferentes.

· Estado catatónico. El fracaso en la implementación de un ERP tiene mucho que ver con la resistencia al cambio que experimentan los usuarios. En pocas palabras, se quedan paralizados y no contribuyen al éxito del proyecto. Esto sucede mucho más frecuentemente con los empleados en las empresas pequeñas. En gran parte, es debido a la incertidumbre que provoca el modificar sus actividades dentro de la empresa.

· Bucle de tiempo. 

Cuando llega el momento de Implementar un ERP o cualquier proyecto de desarrollo, suele aparecer como una pesadilla, la sensación de que el tiempo se alarga y se repite una y otra vez. El proceso para coordinar y ejecutar el análisis de los procesos en cada empresa hasta llegar a la puesta en marcha y estabilización parece eterno y la parte más espeluznante es que, al llegar a ese punto, resulta que no era lo que los usuarios querían o esperaban. Los consultores se pueden convertir en zombis condenados a estar retrasados en el plan de trabajo y son perseguidos por sus clientes inconformes. Así es como algunos lo pintan. Felizmente, la realidad en un proyecto de implementación de un ERP puede ser muy diferente si se utiliza una metodología ágil de desarrollo como SCRUM. Ésta se enfoca en la creación de valor, se centra en las personas, genera un ambiente de colaboración y de motivación, es flexible y abraza el cambio (en lugar de poner resistencia y complicar el proyecto), es antiburocrática y facilita que los obstáculos que se puedan presentar se resuelvan de inmediato. Al participar activamente todos los involucrados (consultores, usuarios clave, líderes de proyecto) con revisiones a corto plazo (sprints) de resultados liberados parcialmente, se evitan retrasos y falsas expectativas.