Conoce los reportes por área que puedes
implementar con SAP Business One
Si estás considerando implementar SAP BO una de las mejores características de SAP Business One es su capacidad de generar reportes a la medida y proporcionar información en tiempo real, sin embargo es muy probable que no conozcas el alcance y potencial de esta excelente función.
Este excelente ERP cuenta con una gran variedad de herramientas para elaborar informes personalizados en donde puedes visualizar los datos que necesitas con mayor claridad que te ayudarán a optimizar tu operación y tomar mejores decisiones de negocio.
En este artículo te compartiremos información sobre los reportes que puedes generar en cada área de tu empresa y los usos que puedes darles para aprovecharlos al máximo.
Beneficios de los Reportes de SAP Business One
Algunas de las grandes ventajas de generar reportes personalizados con SAP Business One para tu negocio son:
1. Integración de la información en cada área de tu negocio: Por ejemplo, puedes visualizar tus costos vs ingresos para detectar las áreas de oportunidad en tus presupuestos, si gastas mucho o compras poco y buscar una solución con el departamento responsable2. Filtros personalizables en base a la información de tu interés: A un vendedor le interesa visualizar su propio desempeño y ventas del año actual versus el año pasado, en cambio a un gerente de ventas le importará más contar con una visión macro de los resultados en todo su departamento y reportes comparativos de cada vendedor.
3. Reportes exportables a la herramienta de office: Así podrás editarlos y trabajar sobre ellos para hacer tus análisis, anotaciones o personalizarlos.4. Análisis y toma de decisiones inteligentes en cualquier momento: Gracias a que tu información está actualizada y accesible mediante la app sin importar donde estés.5. Mayor productividad en todas tus áreas: Al contar con la información de primera mano tus colaboradores pueden tomar acciones, mejorar áreas de oportunidad, resurtir inventarios, contactar a clientes olvidados o retomar cotizaciones pendientes.
6. Información en tiempo real de las operaciones de la empresa: Visualiza tus inventarios, facturas, ventas, cotizaciones, compras, pedidos, análisis financieros, etc; actualizados, así podrás evitar errores al trabajar con datos que no están al día.
Reportes Financieros en SAP Business One
Algunos de los reportes que puedes generar en SAPBO que serán útiles para tu personal de finanzas y contabilidad son los siguientes:
- Libro de Mayor: Informe de asientos generados en SAP Business One por las operaciones de la empresa y permite a los contadores recopilar información sobre cada área en un periodo específico. Además SAP B1 permite configurar distintos criterios de selección para contar con reportes altamente personalizados.
- Informes de antigüedad: Este informe es básico para cualquier área de cobranza ya que permite visualizar de forma compacta o en gran detalle la antigüedad de las deudas pendientes de clientes. En el caso de cuentas por pagar te proporciona una visión de los abonos no realizados a los proveedores y el valor total de las deudas u obligaciones que tiene la empresa.
Balance General: Reporte financiero estándar para cualquier análisis de cuentas, en el que podrás visualizar los activos y pasivos acumulados hasta la fecha. Además te permite ver la rentabilidad de la compañía y encontrar nuevas áreas de mejora para seguir creciendo.
- Cuenta de pérdidas y ganancias: Este informe ayuda a la detección del saldo en las cuentas de mayor de pérdidas y ganancias, así podrás enfocar tus esfuerzos en aquellas que sean más rentables para la organización.
- Reporte de flujo de caja: Permite analizar el flujo de caja en un análisis comparativo con todos los ingresos y gastos de la organización como: cheques, tarjetas de crédito, contabilizaciones periódicas en las cuentas, deudas de cliente, etc. Además puedes configurar el nivel de detalle para los resultados individuales.
Este informe proporciona información de liquidez más allá del alcance de una cuenta de pérdidas y ganancias ya que cuenta con las siguientes funciones de análisis:
- Realiza una previsión de los ingresos y gastos futuros para facilitar las decisiones empresariales.
- Tiene en cuenta si los pagos pendientes se han realizado o no, y en caso de estar pendientes indica si es viable que se pague la deuda.
- Advierte sobre posibles problemas de liquidez a futuro para prevenirlos a tiempo.
- Reportes de presupuestos: Este reporte proporciona visibilidad de las actividades empresariales desde la perspectiva del presupuesto de forma detallada. Así podrás revisar tus gastos para ver si se cumplió cabalmente con los recursos asignados y localizar cuáles departamentos, procesos o actividades están consumiendo más recursos para alinearlos con tu plan.
- Informe diario de operaciones: Muestra una lista de las transacciones generadas en el documento seleccionado, lo cual es útil en caso de errores, revisiones o aclaraciones.
- Informe de transacción por proyecto: SAP Business One proporciona informes para un buen seguimiento financiero de los proyectos efectuados en la empresa, así podrás conocer qué tan rentable es tu proyecto en tiempo real.
- Diario de documentos: Muestra los asientos generados manual o automáticamente a través de los documentos creados en SAP Business One. Cuenta con una gran variedad de criterios de selección para obtener informes sumamente precisos de acuerdo a las necesidades de tu empresa.
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Paneles en SAP Business One
Esta funcionalidad permite visualizar información general sobre la rentabilidad de la empresa en cuanto a ventas, gastos, costos, etc. y puede ser de 3 tipos: dashboard, kpis o reporte gráfico.
- Pronóstico de flujo de caja: Este panel te ayuda a pronosticar el efectivo a futuro en base a los documentos de transacción, documentos preliminares, contabilizaciones proyectadas y periódicas, esto te permitirá realizar una planificación de pagos por adelantado.
Además muestra las grandes transacciones de entrada y salida de un período de acuerdo a su definición y facilita la identificación de pagos y proveedores clave. - Antigüedad de créditos del cliente: Permite que el responsable de finanzas haga un análisis detallado de los créditos e identifique problemas reales o potenciales.
- Este panel ofrece un análisis general de los esfuerzos de cobro de los créditos a clientes en una empresa, el estado de las cuentas más importante y el detalle de los saldos vencidos: monto, fecha de vencimiento, cliente, facturas, etc.
- Pronóstico de flujo de caja: Este panel te ayuda a pronosticar el efectivo a futuro en base a los documentos de transacción, documentos preliminares, contabilizaciones proyectadas y periódicas, esto te permitirá realizar una planificación de pagos por adelantado.
- Análisis de ventas: Proporciona a los gerentes de ventas datos valiosos sobre el rendimiento de los negocios cerrados y el estado de los clientes o empleados más importantes en la empresa.
Los KPIs de este panel se basan en las funciones estándar de SAP HANA y realiza los siguientes ajustes para el proceso de ventas:
- Análisis de ventas: Proporciona a los gerentes de ventas datos valiosos sobre el rendimiento de los negocios cerrados y el estado de los clientes o empleados más importantes en la empresa.
- La cuota de ventas se actualiza en el presupuesto de la cuenta de ingresos por ventas mensualmente.
- El proceso de ventas comienza con la creación de la oportunidad y finaliza con la facturación. Los ingresos sólo se expresan en el importe facturado y la cancelación de una factura o abono afectan directamente los ingresos del mes en que se contabilizó la cancelación y/o crédito.
- Si una oportunidad no logra concretarse, el empleado de ventas cambia el estado de la oportunidad a “Perdida”.
- Llamada de servicio: Permite que el encargado de la gestión de servicios identifique problemas actuales y potenciales para mejorar la capacidad de respuesta ante llamadas de servicio.
Además presenta indicadores de rendimiento clave con distintas vistas de las llamadas de servicio atendidas por los ejecutivos.
- Muestra el estado general de las llamadas de servicio según el número de llamadas de servicio nuevas en la fecha actual, tendencias de atrasos y status de las mismas.
- El panel muestra la carga de trabajo del panel y el estado actual de cada empleado para cada cola de servicios.
Reportes de Oportunidades de Ventas en el CRM de SAPBO
SAP BO proporciona útiles análisis que te ayudarán a vender más y mejor:
- Pronóstico de Oportunidades: Este informe ayuda a la gerencia de ventas a realizar un seguimiento en las proyecciones de futuras oportunidades.
- Informe de Oportunidades: Realiza un resumen de las oportunidades existentes por cada agente de ventas.
- Oportunidades Ganadas: Este informe detalla las oportunidades con mayores posibilidades de cerrar con éxito y visualiza aquellas ganadas con los montos recabados.
- Oportunidades Perdidas: Proporciona un informe que te permitirá analizar las oportunidades fallidas y filtrarlas en base a criterios como: interlocutor comercial o área asignada.
- Oportunidades Pipeline: Analiza tus oportunidades pendientes en el pipeline de ventas para identificar fácilmente aquellas con un mayor potencial de éxito.
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Reportes de Ventas y Compras en SAPB1
Con estos informes podrás realizar los siguientes análisis:
- Lista de partidas abiertas: Realiza un seguimiento del estado de tus documentos de compras y ventas para identificar a los clientes con deudas pendientes, proveedores con entregas por realizar y artículos faltantes en stock.
Visualiza tus compras y ventas pendientes, incluyendo las facturas de proveedores y clientes que no se han pagado en su totalidad.
- Lista de partidas abiertas: Realiza un seguimiento del estado de tus documentos de compras y ventas para identificar a los clientes con deudas pendientes, proveedores con entregas por realizar y artículos faltantes en stock.
- Análisis de ventas (por usuario o por producto): Proporciona información detallada sobre la cantidad de tratos cerrados con los clientes. Cuenta con una visualización gráfica para un análisis más efectivo de los datos en base a las fechas de revisión, así podrás revisar lo siguiente:
- Clientes que han pagado los mayores precios por sus productos
- Clientes más rentables para el negocio
- Tus productos con mayor demanda
- Empleados del departamento de ventas que obtienen los mejores resultados
- Análisis de compras (por proveedor o por producto): Permite una gestión más efectiva de los procesos de compras y proporciona datos útiles sobre las compras realizadas a proveedores:
- Análisis de ventas (por usuario o por producto): Proporciona información detallada sobre la cantidad de tratos cerrados con los clientes. Cuenta con una visualización gráfica para un análisis más efectivo de los datos en base a las fechas de revisión, así podrás revisar lo siguiente:
- Cuáles tienen los precios más bajos
- Productos comprados con mayor frecuencia
- Cuáles compradores obtienen los mejores acuerdos
Reportes para Clientes en SAP
Estos reportes muestran datos importantes sobre el comportamiento e interacción con tus clientes:
- Resumen de actividades: Muestra el detalle de las actividades realizadas durante la atención al cliente, así los supervisores podrán revisar el desempeño de cada agente o buscar algún detalle o dato específico.
- Clientes inactivos: Lleva un registro de aquellos contactos que no han tenido movimientos de pedidos, ventas, cotizaciones, etc en la base de datos de SAPBO.
- Historial de reclamaciones: Este informe muestra las reclamaciones realizadas por los clientes con las facturas correspondiente anexas.
Reportes de Producción en SAP Business One
Estos reportes son sumamente útiles para tu personal en planta ya que les ayudan a optimizar su operación:
- Pedidos/Órdenes abiertos: Para los jefes del área de producción es esencial conocer el estado actual de cada orden de trabajo o proceso productivo y este reporte les proporcionará un resumen de los documentos abiertos y su estatus.
- Informe de listas de materiales: Contiene las listas de productos, materiales o recetas que utiliza la producción de un artículo en específico.
Reportes de Servicio en SAPBO
Visualiza indicadores que serán de gran ayuda para optimizar tu atención al cliente:
- Llamadas de servicio: Con este informe el gerente de servicio a clientes podrá conocer las llamadas de servicio, tickets pendientes y cerradas dentro de la empresa, ya sean internos o externos para el seguimiento de alguna tarea, actividad o reclamación.
- Tiempo de respuesta por asignatario: Permite analizar el tiempo de respuesta de un empleado o técnico asignado a llamadas de servicio específicas. Si una llamada está en cola, obtendrá información sobre el tiempo que la llamada de servicio estuvo en espera antes de que un responsable la atendiera.
- Contratos de servicio: Proporciona información exacta y fiable sobre los contratos de servicio para todos los clientes de una empresa. Con ellos puedes:
- Crear reportes para distintos tipos de contrato y su estado actual.
- Visualizar los contratos de servicio de clientes específicos.
Reportes de Inventario / Almacén en SAP
Estos reportes de SAP B1 te ayudarán a llevar un mejor control en tu almacén y surtir tu inventario de la forma más eficiente posible:
- Informe de últimos precios: Visualiza los últimos precios de compra y venta de un artículo para un cliente específico o en general para todos los clientes de tu base de datos.
- Productos inactivos: Te permitirá conocer qué artículos no se han utilizado para una transacción desde cierta fecha específica, así podrás pensar en una estrategia comercial que te ayude a sacarlos de almacén.
- Estatus de inventario: El encargado de almacén puede utilizar este reporte para comprobar las transacciones de inventario configuradas en determinado artículo y visualizar las cantidades disponibles. Puedes configurar estos informes para conocer:
- Qué inventario se enviará a clientes o será empleado en el área de producción.
- Qué inventario que fue solicitado por proveedores o por producción y cuales artículos se recibirán en el almacén.
- Inventario en almacén: Sumamente útil para conocer son los productos que comercializamos en cada almacén virtual o físico.
- Valoración de existencias: Realiza un seguimiento de auditoría para las transacciones de inventario contabilizadas en tu plan de cuentas. Es útil para comparar los datos de reportes de Finanzas (cuentas de saldo de inventario) y los de Logística (valor de inventario visualizado por el informe de auditoría).
Esperamos que este artículo te sea de utilidad para conocer la gran variedad de reportes personalizados que puedes generar con ayuda de SAP Business One y sus herramientas de CRM, Paneles, MRP, etc.
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